取引先から届く発注書は、1社ずつフォーマットが違います。PDF、スキャンした画像、Excelを書き出したもの。担当者はそれを1件ずつ開き、品名・数量・単価を基幹システムに打ち込み、数量×単価と合計を検算し、二重発注がないか見比べます。件数が増えるほど時間がかかり、打ち間違いも増えます。
この手入力を、Zemuの「発注書AIワーカー」はチャットに送る一言で片づけます。実際のGmailにつないで動かした結果を、そのまま見せます。
使い始めるまでは、3ステップ
準備は3つだけです。台帳づくりも保存先の設定も要りません。
1. テンプレートから入れる
Zemuにログインし、テンプレート一覧から「発注書AIワーカー」を選んで導入します。
2. メールと連携する
「新しいアプリを接続」からGmailを選んで追加します。初回だけ、メールの「検索・本文取得・添付取得」を許可する確認が出ます。許可されるのは読み取りだけで、送信も削除も含みません。
3. 一言、送る
チャットに「8月分は？」と送ります。
二度目からは、同じ会話を開き直しても再設定は求められません。
送るのは、一言だけ
「8月分は？」と送ると、ワーカーはメールを自分で確認し、その月に届いた発注書の添付を集めます。集めた発注書は、そのまま処理できる注文と、人が確認すべき注文に振り分けて返します。
振り分けの中身は、AIの当てずっぽうではありません。数量×単価、小計、税、合計の検算。取引先と注文番号をつき合わせた二重発注のあぶり出し。同じ取引先の同じ品目に一度決めた自社品番を、残り全部にも同じように当てる。この判定は毎回まったく同じ手順のプログラムが担当します。だから同じ発注書を入れれば、いつ実行しても同じ答えが返ります。
返ってくるのは、2つのCSV
処理が終わると、チャットに2つのCSVが並びます。
- 標準CSV：検算が合い、そのまま基幹システムへ渡せる注文
- 残件CSV：金額が合わない、品番が決まらない、書式が不備、といった人の確認が要る注文と、その理由
下は、実際にGmailの発注書を処理させたときの画面です。取引先名も金額も、添付から読み取った実データがそのまま表になっています。
残件CSVには、なぜ確認が必要かが1件ずつ書いてあります。たとえば同じ発注番号で内容の違う2通が届いたとき、ワーカーはどちらも捨てません。両方を残し、「同じ番号で2通」「文書内の合計と明細の合計が食い違っている」と添えます。発注番号や日付が空欄のまま送られてきた書式は、「正式な発注書として照合できないので取引先へ再発行を」と結論だけ返します。担当者は全部を見直すのではなく、この数件だけを見ればよくなります。
間違った自動処理を、最初から止めている
発注に関わる業務では、AIの勇み足がそのまま実害になります。だから、危ない操作ははじめから実行できないようにしています。
- 銀行振込・納付・発注確定のような、取り消せない操作はしません
- 台帳など外部への書き込みは、書き込む前に現状を読み、内容を承認画面で見せ、承認後に必要な分だけ書き、書いたあとにもう一度読んで確かめます
- 読み取れない日付や金額は、空欄のまま「未確認」に回します。推測で数字を埋めません
AIの利用料は1通あたり数円程度でおさまりました（文書の枚数や明細の量で変わります）。月額の最低料金はかからず、使った分だけの課金です。
まず、自分の1か月分で試す
発注書AIワーカーは、Zemuにログインしてテンプレートから入れると、その場から一言で使えます。事前の台帳づくりも保存先の設定も要りません。
手入力の山を手放して、担当者は「確認が必要な数件」だけに向き合う。その形を、まずは自分の1か月分で確かめてください。
- Zemuを開く：https://zemuai.org
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